Eine KI für die Programmplanung an Volkshochschulen

Der Volkshochschulverband Baden-Württemberg hat sich früh entschieden, den Einsatz von Künstlicher Intelligenz aktiv zu erkunden. Ziel ist ein verantwortungsvoller, praxisnaher Einstieg: KI dort nutzen, wo sie Mitarbeitende tatsächlich entlastet und unterstützt.

Ein ergebnisoffener Start

Im Zentrum stand zunächst eine grundlegende Frage: Gibt es im Volkshochschulverband Baden-Württemberg überhaupt ein Problem, das sich sinnvoll mit KI lösen lässt?

Gemeinsam mit Volkshochschulen unterschiedlicher Größe, mit Leitungen und Mitarbeitenden – auch mit wenig Technik- oder KI-Erfahrung – hat unser KI-Entwicklungsteam ergebnisoffen Bedarfe analysiert. Der Fokus lag auf realen Arbeitsabläufen, Zeitengpässen und wiederkehrenden Herausforderungen im Arbeitsalltag.

Der konkrete Bedarf

Es zeigte sich schnell ein gemeinsames Thema: Ein Überblick über bestehende Kursangebote anderer Volkshochschulen fehlt.

Was bieten andere Volkshochschulen zu diesem Thema an? Wo gibt es Angebotslücken? Wo ergeben sich Kooperationsmöglichkeiten? Wo finde ich eine Kursleitung für das neue Themenfeld? Die Recherche zu diesen für Programmplanende relevanten Fragen ist im laufenden Betrieb kaum zu bewältigen. Sie ist aber gut geeignet, um KI dafür sinnvoll und co-produktiv einzusetzen.

Die KI als Bibliothekarin

Im interdisziplinären Entwicklungsteam haben wir eine Conversational AI entwickelt, die als wissende „Bibliothekarin“ fungiert: Sie kennt die aktuellen Angebote der Volkshochschulen in Baden-Württemberg und kann zu derzeit etwa 25.000 Kursen gezielt Auskunft geben – verständlich, dialogisch und auf konkrete Fragestellungen bezogen.

Verantwortung und Kontrolle

Damit das funktioniert, wurde in enger Abstimmung mit dem Volkshochschulverband Baden-Württemberg eine technische Infrastruktur aufgebaut, bei der täglich ein Datenpaket mit ausgewählten Kursinformationen automatisiert eingespielt wird.

Wichtig dabei: Die KI weiß nur, was sie wissen soll. Das Datenset ist klar abgegrenzt und datenschutzrechtlich geprüft.

Und die KI ist auch in ihrem Verhalten so gestaltet, dass sie nur tut, was sie tun soll. Sie ist so geschärft, dass sie komplett fokussiert auf ihre Aufgabe bleibt. Sie erkennt Fragen, die nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen oder die sie nicht valide beantworten kann, und sie erklärt diese Grenzen transparent. Informationsquellen werden transparent benannt und können jederzeit überprüft und nachvollzogen werden. Diskriminierungssensible Sprache, anpassbare Sprachniveaus und Multilingualität sind integrale Bestandteile des Systems.

Der Prototyp im Test

Wichtige Meilensteine im Projekt waren Evaluationen und Testings – zunächst durch vhs in Baden-Württemberg, dann im Rahmen einer bundesweiten Informationsveranstaltung im November 2025 auf Einladung des Bildungsnetzwerks 51° Nord. Gemeinsam mit der stellvertretenden Verbandsdirektorin des Volkshochschulverbandes Baden-Württemberg, Dr. Julia Gassner, haben Adrian Rudershausen und Nils Penner aus unserem Entwicklungsteam die KI-Assistenz einem breiten Fachpublikum vorgestellt – inklusive der Möglichkeit, sie selbst zu erproben.

Das rege Interesse und die differenzierten Rückmeldungen haben bestätigt, dass diese Assistenz ihrer Aufgabe bereits sehr gut nachkommt, und uns ein paar hilfreiche Impulse für ihre weitere Entwicklung mitgegeben.

Ausblick

Die vhs KI-Assistenz bewährt sich bereits als wirkliche Unterstützung in der Programmplanung: Sie fügt sich in bestehende Arbeitsabläufe ein und macht das komplexe Kursangebot der Volkshochschulen schnell und intuitiv zugänglich.

Mit den erfolgreichen Testings und den positiven Erfahrungen der Mitarbeitenden im Rücken soll die KI-Assistenz nun weiter ausgebaut werden. Viele konstruktive Hinweise auf weitere Anwendungsmöglichkeiten konnten durch die enge Zusammenarbeit gewonnen werden; sie bilden nun den Startpunkt für den weiteren Ausbau von Funktionen und Kompetenzen – und für die produktive Zusammenarbeit mit der neuen „Teamkollegin“.